Servicios PMO
Excelencia en la ejecución de su EstrategiaMejore el desempeño de sus proyectos, programas y carteras mediante la implementación de mejores prácticas, gobierno y control efectivo de sus proyectos.
Servicios PMO
Como líder en la consultoría de gestión y dirección de proyectos, iO Solutions es el proveedor de nicho que los clientes buscan cuando buscan implementar Servicios PMO que mejoren su negocio y el desempeño de sus proyectos y su portfolio.
iO Solutions le ayuda a mejorar el desempeño de la PMO con una consultoría de gestión de proyectos probada y enfoques probados a lo largo del tiempo que se han utilizado en muchas organizaciones con altísimo grado de madurez
Los Servicios que iO Solutions ofrece son:
- Implementación, Operación y Mejora de una PMO
- Gestión del Portfolio de Programas y Proyectos
- Revisión y Recuperación de Proyectos
- Avance en Madurez de Gestión de Proyectos
- Implementación de Metodologías de Gestión de Proyectos
- Mentoría en Gestión de Proyectos
- Gestión del Cambio Organizacional
- Gestión de la Demanda
- Gestión de Recursos
- Gestión de Proveedores
Gerentes de Proyectos
Somos suficientemente flexibles para satisfacer sus necesidades
Ya sea si requiere recursos en el largo o corto plazo, iO Solutions tiene la flexibilidad y el talento para acomodar sus necesidades de recursos. Nos especializamos en :
- Dirección de iniciativas de tecnologías estratégicas y de misión crítica: Nuestros clientes utilizan nuestros consultores cuando no se pueden permitir que un programa o proyecto falle, incluso algunas empresas de outsourcing de recursos humanos acuden a nosotros !
- Recuperación de Proyectos en Problemas: Nuestros consultores poseen habilidades para conducir rápido diagnóstico de problemas, establecer correcciones en el rumbo del proyecto y llevar el proyectos de vuelta al plan.
- Liderazgo interino: Podemos hacernos cargo de la PMO y de organizaciones similares, dirigirlas por usted por plazos cortos o largos y transicionarlas de vuelta a usted cuando esté listo para retomar el control.
- Cobertura de habilidades faltantes: Si su gente es competente en algunas áreas, pero no tanto en otras (por ejemplo, la gestión de riesgos), podemos proporcionar la experiencia que necesita. También podemos ayudarlo a gestionar mejor los problemas de dependencia de recursos claves.
- Complementar recursos cuando demanda supera la capacidad: Desde Analistas de Negocios hasta Controladores de Proyectos y Gerentes de Programa, podemos ayudar a cubrir su escasez de personal.
Implementación, Operación y Mejoramiento de una PMO
Las responsabilidades estratégicas asignadas a la PMO han aumentado
Las organizaciones continúan siendo desafiadas con la aplicación sistemática y consistente de procesos bien definidos de gestión de proyectos, planificación de recursos, previsión y otras demandas del negocio. Una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) bien dirigida puede abordar estos retos para asegurar el éxito de la ejecución de programas y proyectos. En iO Solutions trabajamos con clientes cuando necesitan implementar una nueva PMO, operar una PMO, u optimizar y mejorar su PMO existente para cumplir con un conjunto de desafíos, funciones y servicios en evolución.
Implementación de una PMO
El primer paso que iO Solutions adopta al implementar una nueva PMO es evaluar el contexto y situación actual y desarrollar una hoja de ruta de partida que incorpore la cultura y las prácticas operativas de su organización. Trabajaremos con usted para identificar, priorizar y establecer un conjunto de funciones y servicios fundamentales de la PMO. La implementación incluye el establecimiento de estándares de gobernabilidad, el desarrollo de la carta de la PMO y el plan de comunicaciones, la identificación de necesidades de recursos y medidas de desempeño (KPI), incorporando procesos de entrega para adaptarse a su cultura y mejorando las competencias de su personal mediante capacitación y tutoría. El énfasis está en una PMO que entrega una entidad organizacional enfocada en mejorar la gestión de su portfolio.
Operación de una PMO
Si la gestión de proyectos no es una competencia central, considere la posibilidad de externalizar su PMO. iO Solutions trabaja en colaboración con usted para entender sus metas y establecer una estructura que las alcance. Evaluaremos lo que actualmente tiene y cubriremos las brechas que sean necesarias. O si lo prefiere, puede utilizar nuestra caja de herramientas personalizable de técnicas y metodologías probadas. La comunicación constante, que incorpora la gestión del cambio organizacional, es crucial para el éxito y es un principio fundamental de nuestro modelo operativo de la PMO. Los KPI se establecen en conjunto con usted y el progreso hacia metas establecidas se evalúa continuamente a través de revisiones de desempeño y calidad.
Mejoramiento de una PMO existente
Las PMOs están constantemente desafiadas a entregar valor adicional a sus organizaciones. Para satisfacer las demandas del negocio, los proyectos deben ser cerrados más rápido y de manera más económica. El negocio quiere más transparencia y busca que la PMO optimice los recursos de los proyectos. En iO Solutions podemos ayudar a su organización a superar el desafío.Para llevar su PMO al siguiente nivel, iO Solutions primero revisará y evaluará su estructura actual de PMO y entregará recomendaciones orientadas a mejorarla. Desarrollaremos una hoja de ruta transformacional, identificando las áreas de oportunidad, y en conjunto con usted crearemos un plan de implementación para una pronta operación. Las áreas más comunes de foco para este tipo de transformación pueden incluir mejorar la visibilidad, evaluación del nivel de competencias en PM, optimización de recursos de la cartera, gestión de la demanda tanto del trabajo en proyectos como en operaciones y facilitar el cambio organizacional. Las PMO que ofrecen este nivel de servicio gobiernan con la alta dirección focalizada en asuntos estratégicos y facilitan el cambio en toda la organización.
Gestión del Portafolio de Proyectos
Obtener la visión global real de la actividad de los proyectos
Evaluación de la Gestión del Portafolio de Proyectos
iO Solutions evalúa sus procesos actuales de gestión de cartera de proyectos y, en colaboración con usted, identifica el nivel requerido de la disciplina PPM necesaria para su organización. Luego, aplicamos el modelo de madurez de gestión de portafolio de proyectos para determinar sus capacidades actuales en PPM con el fin de identificar brechas de proceso entre el estado actual de su organización y el estado futuro deseado. Se entrega también la hoja de ruta para las mejoras y trabajamos con usted para desarrollar el plan de implementación.
Mejoramiento del Proceso del Portafolio
Los resultados de la evaluación se utilizan para definir un enfoque para mejorar las prácticas de gestión del portafolio en ejecución en su organización. iO Solutions se asocia con usted en el desarrollo y entrega del enfoque recomendado y el plan de mejora, incluyendo un análisis de costo / beneficios para tomar los siguientes pasos en la optimización de sus prácticas PPM que mejor alineación generen con sus objetivos de negocio.
Le ayudamos a integrar sus procesos PM y PPM para que pueda seleccionar el mejor portafolio de proyectos alineados con su plan estratégico. Prever y optimizar el uso de los recursos disponibles es una parte integral de PPM. El monitoreo del desempeño del proyecto y del portafolio asegura que las decisiones de inversión son las mejores opciones. El portafolio se evalúa continuamente. La priorización es un proceso iterativo y su cartera debe ser re-priorizada a medida que cambian las condiciones, los recursos y los presupuestos del negocio
Reporte y Análisis del Portafolio
Sin una estructura de recopilación y análisis de información bien definida para la presentación de informes del portafolio de proyectos, la ejecución de PPM producirá resultados decepcionantes. iO Solutions trabajará con usted para personalizar e implementar nuestro modelo de informe de portafolio de cinco niveles. Establecemos valores y medidas de desempeño a nivel de proyectos, programas y portafolio, y luego creamos mecanismos de análisis para dar visibilidad de resultados a nivel de departamento y corporativo. El análisis incluye productividad, administración de recursos, satisfacción del cliente, evaluaciones financieras, comparaciones de macro-categorización, ROI y más; Todo personalizado para ayudarle en la gestión de las demandas únicas de su negocio. Planifique su éxito, mídalo y adminístrelo.
Ejecución de la mejora del Portfolio
iO Solutions le ofrece soporte de orientación e implementación para implementar rápidamente las recomendaciones de mejora de PPM. Las actividades suelen incluir:
- Establecimiento o perfeccionamiento de políticas de gestión de carteras
- Alineación de las decisiones de la cartera con los objetivos estratégicos del negocio
- Priorización de la cartera y del programa y facilitación de la selección
- Facilitación de sesiones de la Junta de Evaluación del Portfolio
- Gestión de la comunicación del portafolio y del proyecto
- Planificación de recursos optimizada incluyendo escenarios de “qué pasa si”
- Gestión del desempeño del portafolio
- Selección de herramientas de software PPM e implementación de procesos
- Talleres de PPM, capacitación y tutoría para ejecutivos, gerentes y personal
Adopción de PPM y gestión del cambio
Revisión y Recuperación de Proyectos
37% de los proyectos de una organización están en riesgo de fracaso
Con tanto en juego, la acción rápida es la clave para evitar las pérdidas asociadas a fallos en el proyecto.
Los expertos en recuperación de proyectos de iO Solutions comienzan revisando el estado actual del proyecto para identificar las áreas en riesgo. Las áreas comunes de preocupación por lo general incluyen asuntos asociados con alcance, disponibilidad y / o capacidad de recursos, roles y responsabilidades, y monitoreo y control de proyectos. Presentaremos nuestra evaluación al equipo de liderazgo en el cliente, reconociendo los logros del proyecto hasta la fecha, a la vez que se identifican y detallan los principales problemas que lo hicieron cambiar de rumbo. Un plan de acción correctivo se proporciona como parte de esta presentación.
Una vez que el plan es aceptado por la organización, nuestros expertos en recuperación guiarán la iniciativa de cambio o usted podrá optar por hacernos asesorar a su equipo de proyecto durante el proceso de recuperación.
Síntomas comunes de los proyectos problemáticos
- Aspectos críticos en los hitos de la reunión o en los resultados finales
- Alto riesgo de no obtención de los beneficios previstos
- Recursos no están completamente asignados al proyecto
- El proyecto va constantemente detrás de su calendario previsto (atrasado)
- Existen problemas técnicos críticos y / o crecientes con el proyecto
Las 5 acciones más importantes para recuperar proyectos
- Mejorar la comunicación, la gestión de las partes interesadas
- Redefinir el proyecto reduciendo el alcance, justificando nuevamente el proyecto
- Agregar y / o eliminar recursos
- Resolver problemas técnicos problemáticos
- Sustitución del director de proyecto o contratación de un consultor para gestionar la recuperación
Avances en la Madurez de su Gestión de Proyectos
Cual es el nivel adecuado de madurez en PM para su organización?
Usando las mejores prácticas en esta disciplina, como el Modelo de Madurez de la Gestión de Proyectos o Project Management Maturity Model (PMMM), trabajamos con nuestros clientes para medir el actual nivel de madurez, desarrollar un plan de mejoras alcanzable y ayudar a mantener el momentum mediante el soporte de la ejecución y la medición de la medidas recomendadas (ver figura en botón más abajo).
Evaluación de la Madurez de la Gestión de Proyectos
iO Solutions comienza evaluando la actual capacidad de ejecución y gestión de proyecto de su organización. Luego aplicamos la PMMM como una guía para determinar su actual nivel de madurez, su nivel de madurez deseado, y las áreas claves en las cuales su inversión debiera focalizarse con el fin de escalar en su madurez. El nivel apropiado de madurez varía para cada organización basado en metas específicas, estrategias, recursos, capacidades, alcance y necesidades.
Plan de Mejoras
Los resultados de la evaluación son usados para desarrollar recomendaciones específicas y un mapa de ruta secuenciado que provee hitos realistas para las actividades del proceso de mejoras de corto y largo plazo. iO Solutions trabaja con usted para asegurarse de que el plan también considere los facilitadores del cambio que ayudarán a superar las barreras culturales.
Soporte Continuo para Desarrollar el Plan
iO Solutions provee guía y un soporte para rápidamente implementar las recomendaciones de mejoras. Trabajando en conjunto con usted y su equipo, aprovechamos nuestros activos colectivos y nuestra experiencia para agilizar el avance de madurez de su organización.
Re-evaluación de la Madurez de la PM
Un elemento clave en nuestro enfoque, es la re-evaluación de la madurez una vez que las mejoras son terminadas, con el fin de destacar los avances que han sido logrados. Para realizar esto, iO Solutions condice una evaluación abreviada y compara los nuevos hallazgos con su nivel de madurez de la línea base. Los resultados de la re-evaluación son revisados contra su plan de mejoras original. Se entregan recomendaciones nuevas y/o suplementarias para reflejar las prioridades actuales del negocio y las áreas foco para un mayor avance.
Implementación de Metodología de Gestión de Proyectos
Es su metodología suficientemente ágil para satisfacer las necesidades de su negocio?
Desarrollo de la Metodología
iO Solutions puede desarrollar una metodología y procesos para cumplir las necesidades de su organización tomando en cuenta el tamaño de su portfolio de proyectos, complejidad y duración de los programas/proyectos y su actual modelo operacional (está creciendo o contrayéndose), Es importante tener el nivel correcto de procesos asociados con herramientas y artefactos adecuados para habilitar la correcta ejecución de sus equipos. No hay necesidad de comenzar desde cero. Evaluaremos su actual estado de sus procesos, y su utilización a través de toda su organización. Nuestros expertos poseen un conjunto de herramientas de procesos, formularios y plantillas que se pueden utilizar para potenciar lo que ya tiene. La clave es tener el nivel adecuado de procesos (gobierno) para mantener el control y entregar los proyectos de manera conveniente.
Utilización de la Metodología
La utilización de la metodología no es un esfuerzo de una-sola-vez. Una vez que el proceso y sus artefactos han sido desarrollados, éstos deben ser utilizados. Métodos diferentes pueden ser usados para implementar nuevos procesos y estándares dentro de una organización. Algunos ejemplos son salas de clases, talleres, y sesiones de almuerzo-aprendizaje. Se recomienda encarecidamente a los entrenadores que trabajen junto a los gerentes de proyectos y programas en un grupo o individualmente, a asegurarse que la metodología se aplique correctamente. Para apoyar el desgaste natural dentro de una organización, podemos entregar un nuevo proceso de orientación para hacer las transiciones más suaves.
Mentoría en Gestión de Proyectos
Mentores entregan una manera rápida de fomentar prácticas consistentes en el trabajo
Los mentores de iO Solutions trabajan en estrecha colaboración con sus gerentes de proyecto y personal de proyectos para construir la competencia en Gestión de Proyectos y a la vez aseguran la ejecución exitosa de los proyectos.
Nuestros mentores participan activamente en proyectos para asegurar que los estándares están siendo adoptados y exista una transición sin inconvenientes al implementar nuevos procesos, prácticas y plantillas. Este tipo de transferencia de conocimientos personalizada de recursos experimentados fomenta el desarrollo de competencias más fácilmente obtenidas a través del ejemplo, el aprendizaje guiado y la práctica en el trabajo (haciendo).
Formas que los Mentores ayudan
- Capacitar a su personal en los procesos de gestión de proyectos, métodos y mejores prácticas para acelerar la eficacia de las iniciativas de cambio importantes que afectan a toda la organización.
- Piloteando una nueva iniciativa trabajando lado a lado con uno o más de sus directores de proyecto para aplicar las prácticas estándar de gestión de proyectos de manera consistente.
- Revisar el estado de los proyectos en el portafolio y hacer recomendaciones para mejorar la ejecución a través del coaching y tutoría a los gerentes de proyectos.
- Identificar riesgos tempranamente que podrían tener un impacto negativo en el proyecto y desarrollar planes de mitigación.
- Llevar a cabo revisiones del estado de salud del proyecto para identificar los potenciales problemas oportunamente y ayudar a los miembros del equipo a tomar las acciones correctivas apropiadas cuando sea necesario.
- Fomentar relaciones de trabajo colaborativas y desarrollar una comunidad de practicantes de gestión de proyectos.
- Reforzar la capacitación para asegurar que los conceptos transmitidos se ponen en práctica.
- Cumplir como del gerente de proyecto o del programa, durante un período prolongado de tiempo o durante una ausencia inesperada.
Gestión del Cambio Organizacional
Cambiar una cultura requiere un enfoque
Delicado, Sistemático y bien planeado para evitar fallasiO Solutions puede ayudar guiando su organización a través de la transición necesaria, asegurando que estén listos para el cambio, estén preparados para liderar el cambio y sean capaces de validar que el cambio haya ocurrido.
Evaluación de la Preparación para el Cambio
Una evaluación de la preparación para el cambio, documente el clima organizacional en términos de su cultura, su historia con iniciativas de cambio o transformación y su resistencia a éstas. iO Solutions usa una serie de herramientas de diagnósticos para determinar si su organización está realmente preparada para un esfuerzo de transformación exitoso. Información sobre actitudes o comportamiento colectadas durante las entrevistas a los stakeholders y encuestas, nos permiten identificar colectivamente áreas de preocupación y barreras que probablemente se encontrarán durante los esfuerzos de cambio.
Plan de Acción para la Gestión del Cambio
Post Heading TextUn plan de acción para la gestión del cambio defina el camino de la transición desde la antigua forma de hacer negocios a la nueva. Para cada área de trabajo identificada en la Evaluación de la Preparación para el Cambio, iO Solutions trabaja en conjunto con los agentes del cambio de su organización para desarrollar pasos de acción específicos para ayudar a mitigar el impacto de los problemas de la gestión del cambio.
Estas acciones son diseñadas para ayudar a superar la resistencia, reducir el impacto de la historia pasada y transmitir una visión compartida de la aceptación en la cultura empresarial. Las estrategias de comunicación documentadas son esenciales para garantizar que los stakeholders (interesados) reciban información crítica a intervalos adecuados.
Monitoreo y Refuerzo del Cambio
Las actividades de monitoreo y refuerzo del cambio son esenciales para validar que el cambio ha sido aceptado y puesto en práctica. Para monitorear el progreso del cambio, iO Solutions puede ayudarle a realizar revisiones periódicas de las iniciativas de cambio identificadas en el Plan de Acción de Gestión del Cambio para confirmar que la transición está avanzando según lo planeado. Si estas revisiones indican que algo va mal, sirve como un disparador para iniciar inmediatamente las acciones necesarias para resolver los problemas para que los esfuerzos de cambio no vacilen. Nuestros servicios de refuerzo de cambio apoyan la aceptación cultural e incluyen tutoría, entrenamiento, talleres y capacitación.
Gestión de Demanda
La convergencia de la gestión de portafolio y recursos para cumplir las demandas del negocio y sus proyectos:
En la medida que van surgiendo nuevas iniciativas, ¿Tiene los recursos para realizar esos trabajos? Si la demanda de trabajo excede la oferta de sus recursos, que es lo que hace?
iO Solutions regularmente trabaja con clientes para abordar estos desafíos del negocio con enfoques probados para alcanzar equilibrio y pronosticar correctamente las próximas iniciativas dentro del portafolio de proyectos. Nos centramos en evaluar su gestión de portafolio de proyectos (PPM) y sus prácticas de gestión de recursos, y realizar las mejoras necesarias en estas dos áreas críticas para que funcionen de manera conjunta y así proporcionar información clave para facilitar sus decisiones y acciones inteligentes de gestión.
Gestión de Recursos
La escasez de recursos y los conflictos pueden afectar su capacidad de entrega/ejecución
Comprender la capacidad de recursos y el conjunto de habilidades que existen dentro de su organización le da la habilidad de balancear la demanda y aplicar los recursos adecuados en el momento adecuado. iO Solutions le ayuda a obtener, estructurar y analizar su información y prácticas de administración de recursos para usar su talento eficazmente y agilizar el despliegue de recursos.
Identificación de Habilidades Organizacionales
El primer paso es descubrir las habilidades, roles y recursos que actualmente residen dentro de la organización. Desde estos datos, una simple estructura de categorización puede ser desarrollada. Esto facilitará la decisión de asignación de recursos a través de la organización. La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) y departamentos como RRHH son a menudo involucrados en este proceso.
Planificación y Pronóstico de Recursos
Una vez que tenga un control sobre todos los recursos disponibles en su organización, necesita tener una idea clara de la disponibilidad de estos recursos para apoyar las iniciativas dentro de su portafolio de proyectos. Recomendamos crear una base de datos de gestión de recursos y vincularla con las prioridades del proyecto. Podemos ayudarle a realizar estimaciones de recursos (incluyendo la carga y nivelación de recursos) en función de sus limitaciones de recursos, y también ejecutar escenarios de “qué pasa si” para tomar en cuenta nuevas iniciativas relacionadas con el impacto y disponibilidad de recursos.
Nuestros expertos están capacitados para analizar cualquier escasez de recursos o capacidad adicional descubierta, y recomendar las acciones apropiadas que aportarán el mayor valor y ahorro de costos a la organización (contratista, contratación interna, uso de recursos antes, etc.). Podemos trabajar con sus herramientas existentes, proporcionarle las herramientas y / o ayudarle a adquirir las herramientas adecuadas para desempeñar eficazmente funciones de administración de recursos escaladas según el tamaño y las necesidades de su organización.
Estructura y Personal de la PMO
iO Solutions le ayudará a ajustar el tamaño de su PMO basado en el tamaño de su portafolio y el nivel de madurez de la gestión de proyectos dentro de su organización. Esto determinará cuántos gerentes de proyecto y personal de apoyo necesita para ejecutar proyectos de manera efectiva, evaluar la competencia de sus gerentes de proyectos, desarrollar programas de desarrollo profesional, fomentar una cultura de administración de proyectos, desarrollar descripciones de tareas y delinear roles y responsabilidades.
Gestión de Proveedores
La Gestión de Proveedores es una necesidad en los negocios hoy en día
Si está implementando una nueva aplicación COTS o tercerizando una parte de su negocio, la administración de proveedores es una necesidad en los negocios de hoy. iO Solutions tiene la experiencia de gestionar y trabajar en su nombre con los proveedores para garantizar que se cumplan los términos y condiciones. Si ya tiene un PMO implementada, iO Solutions puede ayudarle a agregar el gobierno adecuado necesario para administrar sus proveedores con eficacia.
Sus vendedores tienen un acuerdo con usted; No con otros proveedores. Durante el proceso de planificación, es posible que las entregas del proveedor tengan dependencias entre sí. Podemos ayudarle a identificar esos puntos de integración y gestionar los traspasos entre múltiples partes.
Como expertos, conocemos las trampas y actuamos en su nombre como “representante del propietario” para asegurar que todas las partes involucradas en los proyectos cumplan sus compromisos. La gestión del alcance y el contrato, mientras se aplica la gestión del cambio al proceso, proporciona la transparencia necesaria para lograr el éxito.
Somos expertos en temas específicos de Informática Industrial y en particular en Tecnología Operacional, lo podemos ayudar a optimizar sus procesos y activos de producción, usando principalmente sus datos con Analítica Avanzada que le permitirá saber como mejorar sus operaciones.
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